DER LAUF DER MEDIEN VON DER AUSWAHL BIS ZUM REGAL
Sie wollten schon immer wissen, welche Stationen eine
Zeitschrift, ein Buch, eine CD-ROM, eine DVD oder ein Video von der Auswahl bis
zum Einstellen ins Regal durchläuft?
- Bibliotheksautomation
- Auswahl (Vorakzession)
- Erwerbung (Akzession)
- Verrechnung
-
Systematisierung
- Titelaufnahme (Katalogisierung)
- Einbandstelle (Adjustierung)
- Beschlagwortung (Inhaltliche Erschließung)
1. Bibliotheksautomation
Alle Geschäftsgänge der Bibliothek der VUW werden seit 1989 mittels
EDV-Unterstützung abgewickelt.
Als moderne Institution nehmen wir am Österreichischen Verbund der
Wissenschaftlichen Bibliotheken teil und erledigen seit 1989 den kompletten
Geschäftsgang EDV-unterstützt. Die Datenerfassung erfolgt nach einem strengen
Regelwerk, welches die Konformität und somit die Austauschbarkeit der Daten
garantiert.
Seit 1999 ist das multimodulare System Aleph 500 des Weltmarktführers
ExLibris im Einsatz. Unseren Bestand bis 1989 können Sie über einen
Imagekatalog abrufen, ab 1990 steht ein
Online-Katalog für Abfragen unseres Bestandes und auch der Medien aller
Verbundbibliotheken in Österreich zur Verfügung.
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2. Auswahl (Vorakzession)
Die zu bestellenden Medien werden von der Bibliotheksleitung ausgewählt.
Die Auswahl der Literatur erfolgt gemäß unseres Sammelschwerpunktes
Veterinärmedizin und Naturwissenschaften und wird an der Hauptbibliothek von
Bibliothekar/innen mit absolviertem Veterinärmedizinstudium getroffen. Die
"Institutsbibliotheken" leiten ihre Bestellwünsche direkt an unsere
Erwerbungsabteilung weiter.
Wünsche unserer Benützer/innen werden nach Möglichkeit berücksichtigt, wenn
diese mit unseren Sammelrichtlinien vereinbar sind.
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3. Erwerbung (Akzession)
Die Konditionen verschiedener Anbieter werden überprüft und verglichen. Nun
erfolgt die Abwicklung des Bestellvorganges und die Überprüfung möglicher
Mehrfachbestellungen.
Die Bestellvorschläge und -wünsche der Hauptbibliothek und der
"Institutsbibliotheken" gelangen in die Erwerbungsabteilung. Hier erfolgt die
Auswahl der geeigneten Lieferanten (Versandbuchhandlungen aus Österreich und
Deutschland, welche auf die kostengünstige Beschaffung von wissenschaftlicher
Literatur spezialisiert sind; Institutionen, welche wissenschaftliche Literatur
herausgeben; Online-Buchhandlungen) und die Bestellung der gewünschten Titel.
Bei der Bestellung sind die unterschiedlichen Angebote (Zeitschrift:
Printausgabe, Zeitschrift: Printausgabe + Online-Zugang/Einzelplatz oder
Campuslizenz, Zeitschrift: Online-only-Zugang/Einzelplatz oder Campuslizenz,
Buch, Buch mit CD-ROM/DVD, Buch + Online-Zugang/Einzelplatz oder Campuslizenz,
Online-only-Zugang/Einzelplatz oder Campuslizenz), der differierende
Steuersatz in Deutschland und Österreich und die unterschiedlichen Währungen (EUR,
GBP, USD) zu berücksichtigen. Die Erscheinungstermine werden bei Büchern zum
Teil von den Verlagen um Monate überschritten. Hier ist eine eigene Recherche
und/oder ein Informationsaustausch mit dem Lieferanten oder Verlag notwendig.
Nach Einlangen der Medien werden diese inventarisiert. Die Zeitschriften werden
auf Grund der Komplexität des Geschäftsgangs in einer eigenen Abteilung erworben
und in Folge verwaltet.
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4. Verrechnung
Die Rechnungen aller angekauften Medien werden in unser Bibliothekssystem Aleph
500 eingetragen und über eine SAP-Schnittstelle an die Quästur weitergeleitet.
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5. Systematisierung
Eingelangte erste Hefte bei Zeitschriften und alle Bücher werden nach einem
bibliotheksinternen Klassifikationssystem systematisiert.
Zeitschriften und Bücher erhalten zunächst eine Klassifizierung, d. h. sie
werden anhand eines bestimmten Buchstaben-Zahlen Codes eindeutig einer
bestimmten
Systematikgruppe zugeordnet (z. B. VM-23.50 für Akupunktur), unter der die
Bücher in der
Bibliothek auch aufgestellt werden. Die Zeitschriften stehen im Obergeschoss
der Hauptbibliothek oder an den Instituten/Kliniken. Die Systematisierung wird
ausschließlich von veterinärmedizinisch geschulten BibliothekarInnen
durchgeführt.
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6. Titelaufnahme
(Katalogisierung)
Die Erfassung und Eingabe der bibliographischen Daten in den Verbund der
Wissenschaftlichen Bibliotheken erfolgt mittels Aleph 500.
Die inventarisierten und systematisierten Medien werden nach formalen Kriterien
(Titel, Autor, Verlag, ...) beschrieben und erfasst. Dies erfolgt nach einem
strengen Regelwerk – den RAK-WB (Regeln für die alphabetische Katalogisierung
für wissenschaftliche Bibliotheken). Die Kenntnis und Anwendung dieser Regeln
ist eine eigene Wissenschaft, sie garantiert allerdings eine einheitliche
Ordnung in allen Bibliothekskatalogen des deutschsprachigen Raumes und die
bereits erwähnte Konformität der Verbunddaten. Diese bibliographische
Beschreibung im Rahmen des österreichweiten Verbundes trägt zu einer
beträchtlichen Rationalisierung bei.
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7. Einbandstelle (Adjustierung)
Bücher und audiovisuelle Medien werden sofort adjustiert, d.h. mit dem
entsprechenden Signatur- und Systematik-Etikett beklebt und mit
Buchsicherungsstreifen und Bibliotheksstempel versehen.
Lehrbücher werden einbandmäßig zusätzlich mit Folie verstärkt und farblich
gekennzeichnet. Zeitschriften werden vor dem Binden - meist am Jahresende
- auf ihre korrekte Tomierung (Zusammenstellung der Bindeeinheit) geprüft. Die
Bindearbeiten werden von 2 Buchbindereibetrieben erledigt. Nach dem Binden
erfolgt die Adjustierung.
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8. Beschlagwortung
(Inhaltliche Erschließung)
Das erste Heft einer Zeitschrift und alle Bücher werden von einem
veterinärmedizinisch geschulten Bibliothekar beschlagwortet, d. h . mit Hilfe
eines genormten Vokabulars inhaltlich erschlossen. Dies erfolgt ebenfalls nach
einem strengen Regelwerk – den RSWK (Regeln für die Schlagwortkatalogisierung)
und ist verpflichtend für alle Verbundteilnehmer.
An der UBVUW ist die Beschlagwortung gleichzeitig die Schlussstelle und
überprüft stichprobenartig, ob alle Eingaben im System und die Etikettierung an
den Medien korrekt sind. Erst nach dieser Kontrolle erfolgt die elektronische
Freigabe der Zeitschriften, Büchern, CD-ROMs, DVDs und Videos, die anschließend
an ihrem entsprechenden Standort im Freihandbereich eingestellt oder an die
„Institutsbibliotheken“ weitergeleitet werden.
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